La conciliación de pagos es crucial para asegurar el correcto flujo de dinero, calcular comisiones y detectar discrepancias en transacciones. Para los negocios, este es un proceso complejo que involucra múltiples variables (monedas, tipos de cambio, regulaciones e impuestos locales, etc.) y data fragmentada entre proveedores. En este artículo, exploramos las claves del orquestamiento para agilizar este proceso.
La conciliación es un proceso crucial en los comercios para garantizar la trazabilidad de punta a punta del flujo de dinero y caja y ganar claridad sobre los costos, las comisiones y los plazos de pago asociados a cada transacción.
La gran cantidad de transacciones y la relación de múltiples variables dentro de la operatoria hacen que este proceso sea complejo para los comercios, que generalmente deben abordar las conciliaciones en forma manual.
Como resultado, suelen experimentar problemas para identificar discrepancias en los montos liquidados—como desviaciones, sobrecostos o cobros erróneos—y dificultades para registrar correctamente cada operación.
De hecho, desviaciones en la liquidación de transacciones o sobrecostos menores al 1% pueden significar miles de dólares en pérdidas.
Existen diversos elementos que agregan complejidad a la conciliación y pueden conducir a este tipo de discrepancias:
En la actualidad, los negocios que operan en múltiples geografías son más frecuentes que nunca. Como resultado, estos comercios deben lidiar con diferentes procesadores, monedas, tipos de cambio y horarios de corte, lo que aumenta el riesgo de errores.
A su vez, la conciliación entre distintos adquirentes y proveedores implica un desafío técnico, debido a que cada uno tiene su propio formato y frecuencia de reportes.
Las empresas que manejan cuotas o pagos parciales también enfrentan dificultades, ya que las conciliaciones deben reflejar pagos distribuidos a lo largo del tiempo y las correspondientes tarifas por el financiamiento.
Además, en industrias como las aerolíneas, las ventas de boletos y servicios adicionales añaden una capa adicional al proceso.
Las regulaciones locales son otro factor de complejidad, pues exigen registrar y conciliar impuestos en cada región. Por ejemplo, en Brasil existen distintos esquemas de impuestos que varían según la región y producto, mientras en la Unión Europea cada país tiene sus propias normativas de IVA.
Considerando todas estas complejidades, la falta de un proceso automatizado de conciliación entre sistemas internos y plataformas de pago puede generar horas adicionales de trabajo y discrepancias significativas detectadas de manera tardía.
Este proceso, realizado manualmente, puede consumir hasta el 30% del trabajo en un equipo, según afirma PwC.
Los negocios que logran sobreponerse a estos desafíos con procesos de conciliación más eficientes pueden acelerar la toma de decisiones en un 35% y reducir los costos relacionados al manejo de datos en casi un 25% (IDC).
Éste es el poder de las plataformas de orquestación de pagos (POPs), que no sólo permiten maximizar ventas, reducir costos y mitigar el fraude; también optimizan la conciliación de punta a punta, simplificando la operación de comercios y la visibilidad del negocio.
Estas son las 7 maneras en las que las POPs simplifican la conciliación de pagos:
Estas plataformas, además de centralizar la integración de proveedores clave como PSPs, adquirentes o servicios antifraude, pueden automatizar la recolección y conciliación de datos entre todos estos actores.
Al aplicar inteligencia artificial a estos procesos, sus sistemas aprenden patrones y detectan discrepancias en forma automática, haciendo que las conciliaciones sean más rápidas y precisas.
Como resultado, los negocios pueden eliminar la complejidad de conciliar datos manualmente entre proveedores que tienen diferentes formas de enviar la información (SFTP, Webhooks, API, etc.).
Ante la diversidad de monedas, horarios de corte y regulaciones en múltiples mercados, las POPs permiten configurar reglas específicas para cada región o proveedor, garantizando que cada transacción se ajuste a las normativas locales.
Por ejemplo, en Brasil se pueden configurar reglas para aplicar el ICMS, el PIS y la Cofins (ajustándose a las variaciones región y tipo de producto), mientras que en la Unión Europea se pueden configurar reglas para aplicar el IVA correspondiente a cada país.
Con esta flexibilidad, los negocios pueden minimizar errores y asegurar que la conciliación cumpla con los requerimientos específicos de cada mercado.
La diversidad de formatos y fuentes de información entre los distintos proveedores dificulta el acceso a una vista unificada de la información. Las POPs resuelven esta problemática al estandarizar automáticamente la reportería, brindando acceso a insights claros y accionables en una única plataforma.
De esta forma, los negocios pueden visualizar en tiempo real datos clave como el GMV, la aceptación, el fraude o insights del comportamiento del cliente (medios de pago, productos o días / horarios preferidos, etc.), para realizar iteraciones rápidas y certeras sobre campañas y estrategias.
Además, permiten configurar llaves de conciliación específicas, como identificadores de las transacciones, datos de tarjetas, fechas, montos y métodos de pago, para identificar y alinear con mayor precisión entre registros de distintas fuentes.
Los negocios pueden acceder a una vista clara y centralizada de la información, con dashboards para monitorear en tiempo real el porcentaje de conciliación por proveedor, país o tipo de transacción, además de detectar rápidamente discrepancias en montos liquidados o plazos de pago.
A su vez, estos dashboards permiten centralizar y analizar las comisiones de todos los procesadores de pago, proporcionando datos clave para una gestión financiera más eficiente y transparente.
A medida que el volumen transaccional incrementa, las POPs garantizan que las conciliaciones de datos puedan escalar sin inconvenientes. Utilizando bases de datos de alta disponibilidad y escalabilidad, estas plataformas pueden manejar altos volúmenes transaccionales sin problemas de rendimiento.
Esta capacidad resulta crucial para empresas que operan en múltiples mercados y manejan un gran volumen de ventas, al poder mantener la eficiencia de las conciliaciones en todo momento.
Las POPs también habilitan la auditoría y el rastreo de todas las transacciones, lo que asegura que cada conciliación esté documentada y sea fácilmente verificable.
De esta forma, los equipos adquieren el control total sobre las conciliaciones realizadas, lo que aporta claridad y transparencia a los procesos financieros de la empresa.
Las discrepancias en las conciliaciones, como errores en montos o fechas, resultan problemas frecuentes al conciliar transacciones manualmente en múltiples proveedores y monedas.
La orquestación de pagos permite gestionar eficientemente estas discrepancias mediante la configuración de status y subestatus de conciliación, lo que facilita la priorización y resolución rápida de problemas.
DEUNA le permite a los negocios automatizar la conciliación de pagos, accediendo a capacidades para minimizar el tiempo y los costos operativos. Esto permite que los equipos financieros se enfoquen en tareas estratégicas, con una visión más clara de fechas de liquidación, costos e ingresos proyectados.
Además, brinda la flexibilidad necesaria para adaptarse rápidamente a cambios como la integración de nuevos proveedores o la expansión a nuevos mercados, sin que esto afecte los procesos de conciliación.
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